インフォシェア株式会社 小林茉利奈
みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林と申します。
本稿では、用語セットについてご紹介いたします。
用語とは、 SharePoint 内のアイテムと関連付けることができる単語のことをいいます。用語セットとは、関連した用語のグループのことをいいます。
たとえば、部署名という用語セットの中には、「総務部」「人事部」「システム開発部」といった用語を作成します。
この用語セット内の用語を SharePoint のアイテムに関連付けることで、用語の統一や検索機能の向上を図ることができます。
では、用語セットを用いるとどのようなことができるのか、活用方法をご紹介します。
メタデータ ナビゲーション、キー フィルター
メタデータとは、アイテムのデータそのものではなく、作成日時や作成者などのデータに付随する情報のことをいいます。アイテムに関連付けられた用語も、メタデータの一つです。このメタデータを用いて、リストやライブラリで表示するアイテムの絞り込みや検索を行うことができます。さらにキー
フィルターを組み合わせて使用することで、より詳細な絞り込みや検索を行うことができます。
下記の画面をご覧ください。左のサイド リンク バーの赤枠上部がメタデータ ナビゲーションで、下部がキー フィルターです。
まず、メタデータ ナビゲーションのツリーを展開し、絞り込み/検索を行いたい用語を選択します。
[経理課]をクリックすると、所属部署（用語）が経理課のアイテムのみが表示されます（緑枠）。
さらに絞り込み/検索を行う場合は、キー フィルターを使用します。
下記では、キー フィルターに条件を追加し、経理課に関連付けられている2014/2/21の残業/深夜残業のアイテムを検索しています。
リストやライブラリのアイテム、ドキュメント数が多く絞り込み検索をしたい場合に便利ですね。
このように、用語セットもメタデータ ナビゲーションとキー フィルターの利用が可能です。
■参考
用語セットについてより詳しく知りたい方は、下記を参考にしてください。
SharePoint Server 2013の管理されたメタデータの概要：
http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/ee424402(v=office.15).aspx
以下では、用語セット、メタデータナビゲーション、キーフィルターの作成方法を説明します。
(1)用語セットの作成方法
今回は下記の用語セットを作成します。
用語セット：所属部署
用語（第一レベル）：総務部、営業部、システム部
用語（第二レベル）：【総務部】経理課、庶務課、人事課
【営業部】個人営業部、法人営業部
【システム部】サポート課、システム開発課
1.SharePoint サイトを開きます。
2. [設定]をクリックし、[サイトの設定]を選択します。
3.[サイトの管理]セクションの[用語ストアの管理]をクリックします。
4.[サイトコレクション-サイトコレクション名] の右側の▼をクリックし、[新しい用語セット]を選択します。
5.用語セット名を入力します。
6.第一レベルの用語（部署名）を定義していきます。
用語セットの右側の▼をクリックし、[用語の作成]を選択します。
7.用語を入力し、 Enter を押します。
8.2つ目の用語の入力欄が表示されるので、引き続き用語を設定していきます。
9.以上で第一レベル（部署名）の用語が定義されました。続いて第二レベル（課名）を定義します。
第一レベル（部署名）の右の▼をクリックし、[用語の作成]を選択してください。
10.用語を入力し、 Enter を押します。
2つ目の用語の入力欄が表示されるので、引き続き用語を設定していきます。
11.ステップ 9～10 と同様に、営業部とシステム部の課名を下記のように定義していきます。
① 営業部：個人営業課、法人営業課
② システム部：サポート課、システム開発課
以上で、用語と用語セットが作成できました。
(2)用語セットをリストまたはライブラリに関連付ける
1. 用語を関連付けたいリストまたはライブラリを開きます。
2.リストタブから、[列の作成]をクリックします。
3.名前と種類セクションで列名を入力し、[この列の情報の種類]で[管理されたメタデータ]を選択します。
4.用語セットの設定でツリービューを展開し、作成した用語セットをクリックします。
5.ページ下の[OK]をクリックします。
以上でリストへの設定が完了しました。
(3)用語が関連付けられたリストまたはライブラリのアイテムで、用語を入力する方法
[管理されたメタデータ]で作成した列は、下図のように右側にタブが表示されます。
タブをクリックして用語を選択するか、直接入力を行うと[お勧め]が表示されるので、お勧めの中から用語を選択することができます。
(4)メタデータナビゲーション、キーフィルターの作成方法
※あらかじめ、用語セットと用語が関連付けられているリストがあることを前提としています。
1.リストタブから[リストの設定]をクリックします。
2.全般設定セクションの[メタデータナビゲーションの設定]をクリックします。
3.ナビゲーション階層の構成セクションの使用可能な階層フィールドで用語セットを関連付けた列を選択し、追加をクリックします。
4.キー フィルターの構成セクションの使用可能なキー フィルター フィールドでフィルターの条件にしたい列を選択し、追加をクリックします。
5.画面下部の[OK]をクリックします。
以上で設定は完了です！