インフォシェア株式会社 小林茉利奈
みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林と申します。
本稿では、 SharePoint と Outlook との連携についてご紹介いたします。
SharePoint の下記のリストやライブラリは、 Outlook 上に表示して編集や投稿を行うことができます。
※それぞれのリストやライブラリによって、できることが異なります。
・予定表
・タスク
・プロジェクトタスク
・ドキュメントライブラリ
・ディスカッション掲示板
・連絡先 など
(1)予定表
予定表リストの場合は、同期を行うと SharePoint と Outlook の予定表を左右に並べたり、重ねて表示したりすることができます。
(2)ドキュメントライブラリ
ドキュメントライブラリと Outlookを 連携すると、下記のようなメリットがあります。
① Outlook 上でのプレビューの表示
②ドキュメントの編集
③既読、未読の管理
④誤って削除しても、 SharePoint 上のドキュメントに影響はない
⑤メール連携がしやすい
①Outlook 上でのプレビューの表示
ドキュメントライブラリを Outlook に接続すると、下図のように Outlook 上でドキュメントのプレビューを表示することができます。
同期するドキュメントは、フォルダー単位、リストまたはライブラリ単位で設定することができます。
②ドキュメントの編集
ドキュメントを作成したプログラム（ Word 等）がコンピュータにインストールされていれば、オフライン上で編集したドキュメントを SharePoint に更新することができます。
③既読、未読の管理
Outlook と連携することにより、メールと同じようにドキュメントの既読、未読の管理ができます。
SharePoint では新しいアイテムが追加されたときや編集されたときにメールが届くよう通知を設定することもできますが、メールが1日に何百通と届くユーザーにとっては負担になります。メールと同じ感覚で既読、未読が管理できると便利です。
④誤って削除しても、 SharePoint 上のドキュメントに影響はない
Outlook に表示されたドキュメントの内容は、 Outlook 上に表示されているだけでドキュメントが取り込まれたわけではありません。
そのため Outlook 上で誤ってドキュメントを削除してしまっても、 Outlook から削除されるだけで SharePoint のドキュメントに影響はありません。
⑤メール連携がしやすい
ドキュメントを添付したい場合、 SharePoint 単独ではドキュメントを一度ローカルに保存してからメールに添付する必要があります。 Outlookと 連携している場合は、Outlook 上からドラッグ＆ドロップでドキュメントを添付することが可能です。
また、 Outlook 内には別のサイトやサイトコレクションのアイテムを表示することができます。そのため情報がサイトやサイトコレクションをまたがって管理されている場合でも、Outlook に同期をすることで一元的な管理が可能となり、サイトへのアクセスの手間が省けます。
■参考
Outlook との連携についてより詳しく知りたい方は、下記を参考にしてください。
SharePoint コンテンツを Outlook と同期する：
<https://support.office.com/ja-jp/article/SharePoint-2010-コンテンツを-Outlook-2010-と同期する-5ea811ca-8289-403b-902b-916572e203bf>
以下では、SharePoint のリストやライブラリを Outlook に連携する方法を説明します。
(1)作成方法
1.Outlook に接続したいリストやライブラリを開きます。
2. [リスト]または[ライブラリ]タブをクリックし、[Outlook に接続]を選択します。
3.下記のダイアログが表示されるので、[許可]をクリックします。
4.Outlook が起動し、下記のダイアログが表示されるので、[はい(Y)]をクリックします。
5.ドキュメント ライブラリの場合はメールボックスに、予定表リストの場合は予定表にといった形でそれぞれ Outlook 上にS harePoint のアイテムが表示されるようになります。
(2)削除方法
Outlook への接続を削除するには、削除したいフォルダー名を右クリックし、[フォルダーの削除]を選択します。
